Eine geschriebene und ungültig gemachte Rechnung im Papierkorb, Passwörter achtlos auf dem Firmen Server abgelegt, für jedermann zugängliche, vertrauliche Unterlagen im Büro; an dieser Stelle fängt die Fahrlässigkeit im Datenschutz eines Unternehmens an.
Dabei muss es gar nicht so offensichtlich sein. An vielen Stellen und nahezu in jedem Bereich einer Firma gibt es Gebiete, welche für den Datenschutz unabdingbar sind.
Bei Datenschutz denkt man in der Regel zunächst an wichtige Stamm- oder Finanzdaten eines Kunden oder Partners. Dass es aber auch schon bei weit weniger weitreichenden Daten wichtig ist diese vor Unbefugten zu schützen, denken nur die wenigsten.
Zugangsdaten ungeschützt auf dem Firmen eigenen Server
Für den Fall der Krankheit oder der Vertretung im Urlaub sind Passwortlisten eine gern gesehene Unterstützung. Dabei sind die Passwörter des Büroteams in Klarsprache in einer Datei abgelegt, welche in der Regel von jedermann eingesehen werden kann, ohne entsprechende Sicherheit. In den Zeiten des zunehmenden Datenmissbrauchs eine ernstzunehmende Gefahr für Mitarbeiter, wie für das Unternehmen selbst. Ebenfalls sehr beliebt sind lokal hinterlegte Zugangsdaten. Hierbei werden auf einer Haftnotiz die jeweils gültigen Zugangsdaten am Rechner oder „versteckt“ unter der Tastatur für den Kollegen oder die Kollegin hinterlassen.
Ein richtiges Datenmanagement macht derartige Listen überflüssig. Alle geschäftsrelevanten Daten müssen zwingend so organisiert werden, dass jeder Mitarbeiter, welcher in dem Bereich tätig ist, gemäß seiner Befugnis auf die Unterlagen zurückgreifen kann. Dies setzt voraus, dass eine strikte Datendisziplin bei jedem Mitarbeiter und Kollegen vorhanden ist. Näheres dazu hier.
Datendisziplin als Schlüssel zum effektiven Datenschutz im Unternehmen
Die eigene Krankmeldung ohne Umschlag, im offenen Postversand an die Personal Abteilung ist ebenso vernachlässigter Datenschutz wie das unvorsichtige Entsorgen von wichtigen Geschäftsunterlagen. Jeder Mitarbeiter sollte vor allem in seinem persönlichen Bereich zur Datensicherheit sensibilisiert und aufgeklärt werden. Ist das Verständnis erst einmal vorhanden, ist es üblich diese Vorschriften weiter auszubauen und somit die Datensicherheit im Allgemeinen zu verbessern.
Vor allem im modernen und vernetzten Berufsalltag ist das Einhalten des Datenschutzes unabdingbar. Die Konkurrenz interessiert dies sicherlich.
