Effizientes Dokumentenmanagement
Die Vorführung vor einem der bedeutendsten Gremium des Betriebes nähert sich und die Unterlagen wurden kurz vorher noch einmal vollständig verändert, so dass sie alle nicht mehr verwendet werden können? Hier befand sich schon so mancher Beschäftigter und war kurz vor dem Verzagen. Oder aber es liegen zwei Dokumente vor, die für das gleiche Thema benötigt werden, von denen das eine aber bereits veraltet ist – was man aber nicht sofort erkennen kann und der Kunde wartet schon ungeduldig auf die benötigten Unterlagen. Situation bekannt? Es gibt die ideale und einfache Antwort, mit der auch solche wie oben beschriebenen Fälle aus der Arbeitswelt mühelos geschafft werden können: ein professionelles und effizientes Druckmanagement und Formularmanagement. Auf diese Weise kann man Nerven, Zeit und vor allem auch Geld sparen.
Die Investition in eine Softwareanwendung, die dem Käufer ein ausgereiftes Druck- und Formularmanagement bereit stellt, hat viele wichtige Vorzüge, und zwar die Generierung, Veränderung, Verwaltung und der Publikation von Formularen und Dokumenten betreffend. So können mit diesem zeitgemäßen Formularmanagement zuerst einmal jegliche wichtigen Formulare, die es in dem Betrieb innerbetrieblich existieren bzw. die im ständigen Kontakt mit Kunden wieder und wieder gebraucht werden, in eine Datenbank eingetragen und mit gewünschten Zugriffsrechten ausgestattet werden. Der Arbeitnehmer kann dann bei Bedarf die benötigten Formulare oder Dokumente aus der Datenbank herunterladen, gegebenenfalls verändern, und für den Druck bereit machen. Der Vorteil ist an dieser Stelle vornehmlich auch darin zu erkennen, dass alle Formulare an einer zentralen Stelle verwaltet werden, und dass der Geschäftsinhaber festlegen kann, welcher Beschäftigter welche Rechte auf welche Formulare erhält beziehungsweise ob überhaupt jeder Mitarbeiter das Druckmanagement und Formularmanagement gebrauchen darf.
Interne Dokumente entsprechende professionell verwalten
Als Beispiele für besonders gut geeignete Dokumente für jenes Druckmanagement und Formularmanagement seien hier Kreditverträge, Urlaubsanträge oder Projektanträge genannt. Es lassen sich so zum Beispiel Verträge, oder externe Vordrucke und Vorlagen editieren und mit Daten aus einer anderen Applikation für den Druck verknüpfen beziehungsweise maschinell ausfüllen. Nutzbringend ist ein ausgereiftes Druckmanagement und Formularmanagement natürlich vor allem für diejenigen Firmen, die sehr viel mit Formularen und Dokumenten zu tun haben, bzw. die auch einen hohen Druckerverbrauch aufzeigen können. Gerade für diese ist ein wirkungsvolles und modernes Dokumentenmanagement vortrefflich nützlich.
