Ein Unternehmen kann dank Outlook und dazugehörigem Exchange Server von Microsoft die Kommunikation intern verbessern und beschleunigen, auch Arbeitsabläufe, Aufgaben und Termine lassen sich einfacher und gemeinsam verwalten. Der Exchange Server kann aber recht teuer sein, darum wird auf diese Möglichkeit auch immer wieder verzichtet. Es gibt aber preiswertere Alternativen, die Microsoft Outlook ohne Exchange Server auch als Groupware nutzen können.
Dank Outlook und Exchange können also vor allem Aufgaben, Kontakte, Dokumente, Kalender und Termine gemeinsam verwaltet und bearbeitet werden. Das gemeinsame Server System erfasst dabei alle Daten der einzelnen Outlook Arbeitsplätze und gleicht diese miteinander ab.
So kann beispielsweise ein Termin für eine Besprechung vereinbart werden, ohne dass es dabei zu terminlichen Absagen oder Abwesenheiten kommen kann. Outlook und im Weiteren der Exchange Server zeigen sofort Überschneidungen an. Auch die firmeninterne Kommunikation wird so vor Zugriffen von außen abgesichert, das eingerichtet Intranet sorgt dafür.
Bis vor wenigen Jahren konnten all diese nützlichen und produktivitätssteigernden Elemente aber nur mit Hilfe des Microsoft Exchange Servers gewährleistet werden. Ohne diesen war keine Groupware für Outlook gegeben. Heute liefern Konkurrenten und Open Source Projekte Programme, die Microsoft Outlook ohne Exchange Server nutzbar machen können.
Hierfür werden die Outlook Dateien aller Teilnehmer synchronisiert oder es wird ein Store Provider zur Verfügung gestellt, der die Serveraufgaben von Microsoft Exchange ersetzt. Die Verwendung von Microsoft Outlook ohne Exchange Server kann so nahezu alle Funktionen und Anwendungen des Originals anbieten, einige Programme liefern leichte Veränderungen. Darunter befinden sich auch nützliche Ergänzungen und neue Funktionen.
Diese alternativen Produkte sind preiswerter, bieten aber ebenso ein Intranet an. Auch die Microsoft Office Anwendungen können reibungslos mit einbezogen werden.
Speziell für Unternehmen, die nur eine geringe Mitarbeiteranzahl aufweisen, lohnen sich Programme, die Microsoft Outlook ohne Exchange Server ermöglichen. Hierbei sollte man immer die Sicherheitsstandards und Produktbeschreibungen genau betrachten.
